Доверенное лицо. Всё о работе помощника руководителя

Говорят, что короля играет свита, и в этом смысле личный помощник руководителя – это та свита, которая не только «играет» своё начальство, но и делает всё возможное, чтобы работа руководителя была максимально эффективной.

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.

Что предстоит делать

У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?

Тайм-менеджмент:

  • составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
  • фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

  • подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
  • организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).

Ведение документации:

  • работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;
  • работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.

Поддержание деловых контактов:

  • отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
  • ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

Работа офис-менеджера:

  • следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
  • поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

Работа заместителя:

  • находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;
  • самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
  • при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.

Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.

Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.

Минусы работы

Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника.

Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна.

Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.

Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.

Идеальный помощник руководителя

Основные качества:

  • обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;
  • умеет организовать и провести переговорный процесс;
  • интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;
  • предан интересам дела и своему начальнику;
  • доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;
  • обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;
  • знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;
  • быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.

Источник: Комус