Современный помощник руководителя: портрет в интерьере

Руководство бизнесом в наше время – дело серьезное, требующее от руководителя способностей Юлия Цезаря. Принять важное решение, не забыть о назначенных встречах, отправить факс, почту, совершить массу нужных звонков. А еще не забыть про обед или хотя бы про чашку кофе. Чтобы справиться с такой кучей дел, любой уважающий себя начальник приглашает на работу секретаря или помощника.

При упоминании этой профессии у большинства людей в голове сразу возникает картинка из анекдотов, где в стильной дорогой приемной сидит длинноногая блондинка с пухлым ртом, активно сражающаяся с факсом. Насколько верно такое представление о секретарях сегодня? Думаю, стоит отвлечься от стереотипов и разобраться, как же на самом деле должен выглядеть идеальный помощник современного руководителя.

Для начала стоит определиться, для какой цели приглашается данный сотрудник. Одно дело – сидеть в приемной и отвечать на звонки в перерывах между чтением романа и приготовлением кофе. Данную категорию секретарей нанимают, как правило, для имиджевой сотавляющей. Всегда приятно, когда при входе в офис клиента встречает милая, ухоженная девушка-секретарь. Ее к тому же можно попросить отправить факс или выполнить другие мелкие задачи.

Совершенно другое дело – секретарь-помощник руководителя. Функционал тут значительно расширяется, ответственность увеличивается, времени на чаепития практически не остается, но зато и оклад существенно повышается, да и значимость в коллективе приобретается совершенно иная. Кстати, пол тут не играет практически никакой роли. Зачастую сегодня можно встретить секретаря-мужчину. Но это, как правило, происходит в коллективах, где компанией руководит женщина. В большинстве случаев девушка или женщина-секретарь – явление более традиционное.

Сегодня существует огромное количество различных сфер бизнеса, а значит и потребность в помощниках для руководителей достаточно высока. Это ведет за собой и повышение требований к данной категории сотрудников. Мало уметь работать с ПК и знать MS Office. Даже опыта работы с оргтехникой уже недостаточно. Обязательным условием становится знание той сферы бизнеса, в которой вы хотите работать помощником руководителя. А это дополнительные навыки и знания.

Многие считают, что для работы секретарем не требуется какого-либо специального образования. Возможно. Но помимо основных навыков делопроизводства современному помощнику руководителя потребуется еще много чего. Жизнь не стоит на месте, стремительное развитие происходит во всех сферах деятельности, окружающих нас. Поэтому не стоит обольщаться, устроившись работать секретарем, что вам не придется более ни о чем беспокоиться. Если вы не хотите остановиться в собственном и деловом развитии, не хотите потерять место работы, а также желаете достичь новых карьерных высот, то вам придется учиться. Благо, сейчас существует масса курсов по повышению квалификации, тренингов и семинаров для помощников руководителей и секретарей, на которых вы сможете не только получить новые профессиональные навыки, но и решить какие-либо проблемы психологического характера. Часто сами руководители отправляют своих незаменимых помощников на такие тренинги. Или вы можете предоставить своему шефу информацию о такого рода мероприятии и попросить о финансировании. В противном случае это стоит сделать самим. Не жалейте потраченных средств и времени. Поверьте, что в будущем вам это очень пригодится, когда вы решите просить прибавки к окладу или же захотите поменять свою работу на деятельность в более крупной и престижной организации.

Но, как и в любой работе, недостаточно быть просто отличным специалистом. А в работе личным помощником руководителя тем более немаловажны еще и человеческие качества. Ведь по сути такая работа – это постоянный психологический и эмоциональный контакт между двумя людьми, один из которых начальник, а другой подчиненный. При этом обходиться и тому, и другому друг без друга весьма проблематично. Хороший помощник должен не только тонко чувствовать своего босса, но и адекватно реагировать на его состояние и настроение. Возможно, одним из главных этапов собеседования при приеме на такую должность должен быть психоэмоциональный фактор. И руководитель, и претендент должны почувствовать, что им комфортно в обществе друг друга. Ведь впоследствии они будут проводить вместе много времени, и не всегда это будет легко и приятно.

Идеальный помощник руководителя должен всегда помнить, что работа его начальника очень сложна и отвественна, поэтому чревата возможными нервными срывами. И тут нет места мнительности и ранимости. Да здравствует пресловутая стрессоустойчивость! Вообще, в первую очередь личный секретарь должен уважать своего начальника. Понимать суть его работы, степень отвественности не только перед возможным вышестоящим руководством, но и перед всем коллективом компании. В противном случае, если вы не уважаете своего босса, не понимаете, чем этот человек занят на своем рабочем месте, то отличной слаженной работы между вами никогда не будет.

Недостатки, как впрочем, и достоинства – одна из составляющих личности человека. И важнейшей из задач по самопознанию и саморазвитию каждого из нас является выявление и искоренение недостатков. И, напротив, поиск и совершенствование достоинств. Если вы личный помощник руководителя, то вы должны быть горды собой. Значит, в вашей биографии много достоинств, благодаря которым вы сумели занять такое место. Ведь в круг ваших обязанностей входят не только те действия, которые описаны в вашем договоре о трудоустройстве. Зачастую секретарь-помощник в курсе и личных забот или проблем своего начальника. И раз вы все еще на этом месте, то среди ваших основных достоинств не только отличные профессиональные качества, но и терпеливость, исполнительность, умение хранить чужие тайны, умение слушать собеседника и вникать в суть проблемы, негативное отношение к сплетням и злословию.

Что же касается недостатков, то они могут разделяться на легкие и трудноискоренимые. Если, к примеру, вашим недостатком является низкий уровень владения иностранным языком или неумение работать в той или иной компьютерной программе, то эти пробелы легко заполнить. Достаточно пойти на языковые курсы или попросить коллегу-специалиста помочь вам разобраться с программой. Существуют недостатки куда более серьезные, избавление от которых потребует немало сил и времени, но это не значит, что за них не стоит браться. Например, если вы страдаете нетерпимостью к окружающим, то работа над собой займет гораздо больше времени, чем курсы иностранных языков. Или же вы ленивы. Или страдаете «хроническими» опазданиями. Сюда, думаю, стоит отнести и курение. Ни одному начальнику не понравится личный помощник, от которого пахнет, как из пепельницы, при этом он постоянно опаздывает и не успевает справиться в срок с поставленными задачами. И если после собеседования это не «всплывет» и вас примут на работу, то будьте уверены – потом вам c этим обязательно придется что-то делать.

Мужчина или женщина? Студенка вечернего отделения или матерая секретарь-референт бывшего НИИ? Так кто же сегодня может претендовать на должность личного помощника руководителя? Конечно, тут все зависит от вкусов. Мужчин-секретарей чаще нанимают женщины-руководители. Девочек-студенток – владельцы бизнеса, которым важна эстетическая сторона вопроса. А у руководителей в возрасте, бывших военных, часто можно встретить в секретарях серьезную женщину «за 40», которая хоть и не знает Excel, но зато ответственна, степенна и «без всяких там глупостей в голове». Но на самом деле, если человек обладает всеми вышеописанными в этой статье качествами и достоинствами, то нет совершенно никакой разницы, какого он пола и сколько ему лет. Но стоит отметить, что молодые специалисты зачастую более амбициозны. Они легче идут на контакт, больше и усерднее занимаются собственным развитием, интересуются бизнесом и его особенностями. Поэтому студентка заочного отделения с опытом работы в два-три года может быть гораздо полезнее своему руководителю в качестве личного помощника, чем бывший делопроизводитель со стажем работы в двадцать лет.

Что же касается внешнего вида современного помощника руководителя, главное – человек должен выглядеть опрятно и ухоженно. Не вычурно и не пошло. Помните секретарей из анекдотов? Продолжаем вместе ломать эти стереотипы. Сейчас очень много журналов и онлайн-СМИ пропагандируют офисный стиль, в котором каждый найдет себе образ по душе, попадая в рамки офисного дресс-кода. Юбки-карандаши до колен, классические брюки, брюки с завышенной талией, брюки с заниженной талией, с обязательно заправленной в них блузой. Туфли-лодочки с удобным каблуком. И обязательные колготки или чулки натурального оттенка даже летом. Требований тут не так много, так что справиться с этой задачей после всего того, чему вы уже научились, не составит труда.

Теперь подведем итоги. Итак, помощник руководителя сегодня – это, во-первых, работа сложная, ответственная, психологически нестабильная. Но при этом весьма престижная. Чтобы пройти конкурс на подобную вакансию и впоследствии остаться на этой работе, получая удовольствие и принося пользу, необходимо быть высококлассным специалистом и хорошим человеком. И самое главное, что и первому, и второму всегда можно научиться.

Источник: Career.ru